为进一步规范学籍管理，妥善处理学生学籍变动等方面事宜，特将新生入学复查、学生转专业办理、学生休学、复学、退学、在校生更改身份资料、学生证件管理和毕业证明补办等问题作出如下规定。

一、新生入学复查程序及办法

1、成立领导小组。成立新生入学资格审查领导小组，主管校领导任组长，具体工作由教务处牵头组织，招生办、学生处、保卫处配合，各院系具体组织实施。

2、复查内容和程序。教务处将新生录取数据制成《新生入学资格复查核对表》，各系以此表为依据，由各班辅导员逐班逐个进行复查，复查内容为：

①照片复查。按照录取电子照片、准考证照片、纸质档案照片、录取通知书照片、身份证照片和报到考生本人“六对照”的原则进行比对。

②证件复查。查验录取通知书、身份证、准考证等材料上的文字信息与电子档案的内容是否一致，主要复查身份证号、姓名、考生号、省区等信息。

③户籍复查。对身份证、户口迁移证（不迁户口的考生查户籍派出所提供的证明）进行核查，并提交核查报告。

④档案复查。一是要确认新生是否有纸质档案和材料是否完整，纸质档案一般包括高考报名登记表、考生报考志愿表、考生体检表、高中学生学籍表（或毕业生登记表）等，二是检查纸质档案和电子档案的相片、身份证号、姓名、考生号等信息是否一致。

⑤体检复查。根据教育部、卫生部、中国残疾人联合会《普通高等学校招生体检工作指导意见》（教学〔2003〕3号）对新生进行体检复查，对体检存在问题的新生提出处理建议，并提交新生体检报告。

⑥艺术类新生入学专业复查工作，按艺术类招生相关规定进行。

3、资格复查结果及处理

发现上述各环节有异常时，汇总报学院复查领导小组，组织再次复查，确保入学新生资格准确无误。

复查合格者予以注册，取得学籍；复查不合格者，按照国家和学院的有关规定予以处理；复查工作结束后，由招生办向省教育厅报送复查结果，对被取消入学资格的新生另外发文并报生源省招办。

二、学生转专业管理规定

为充分调动和发挥学生的学习积极性、主动性和创造性，营造有利于人才成长的学习环境，为加强学校教学和学籍管理，规范学生的转专业行为，制订本规定。

1、转专业的基本原则和条件。学生转专业工作坚持公平、公正、公开的原则，各二级院系应制订科学、规范和公开透明的工作程序；转专业的申请者应当是在读大学一年级学生；各专业转出学生与转入学生应控制在合理的比例内；理工类和按理工科招收的文科类学生可选择转入全校理工类和文科类各专业学习；文科类学生一般不得转入理工科类专业；按文理兼收的学生可以互转专业；艺术类、体育类专业学生不能转入其他专业；其他专业学生也不能转入艺术类、体育类专业；即将进入毕业学年、正在休学、保留学籍，或应作退学处理的学生，不得申请转入其他专业。

2、符合下列情况之一者，可以提出转专业申请：学生入学后因身体疾病或生理缺陷，不能在原专业学习，但尚能在本校其他专业学习者；学生在某一专业领域有突出专长，在相关专业领域的核心期刊上发表申请转入专业的高水平专业学术论文、获得授权专利，或在省级以上科技竞赛中获得奖励，或提供特殊专长证明证实转到相应专业能进一步发挥其特长者。

3、有下列情况之一者，学校不受理转专业申请：学生入学未满一学期者；入学后因违法、违纪受到相关部门和学校处分者；入学后曾经转过专业者；恶意拖欠学费者；考试和考核成绩不合格者。

4、转专业的时间和程序：学校于每学年第一学期第12周开始受理一年级学生转专业申请；申请转专业者向所在院系提出书面申请，填写《广东理工学院学生转专业申请表》，各院系汇总后于第14周前提交教务处；教务处对申请转专业者的条件进行审核，每年第一学期第16周前公布结果。被批准转专业的学生须在规定时间到教务处办理转专业的相关手续，未按时前来办理手续者，按自动放弃转专业申请处理；被批准转专业的学生办理转专业有关手续后将按转入专业学费标准交纳学费，并于第二学期在转入院系注册。

5、经批准转专业的学生，编入同年级新专业班级学习。

6、转专业的学生，在本校转专业前所获得的课程学分仍然有效，转专业后无须再修读已获得学分的课程，不需要办理免修手续。对转专业前所修课程的记录，可保留在学生的学业成绩单中。学生可根据需要对转专业前的课程记录申请保留或去除。毕业审核、学位审核时按转入的专业要求进行审核。

7、本规定自2016级入学学生开始执行，以往相关规定中与本规定不符者按照本规定执行，与上级有冲突的按上级文件执行。

三、学生休学、复学和退学的相关规定

为进一步规范办理学生休学、复学和退学相关事宜，办理相关手续时按照以下程序进行：

（一）办理学生休学、复学和退学程序

1、办理休学程序

学生因病或其他特殊原因要求休学，应办理休学手续，学生休学一般以年为单位，累计不得超过两年。

办理休学程序如下：

办理审批手续：个人写休学申请；在教务处网页下载并填写《广东理工学院学生休学申请表》；院（系）审查合格后出具同意其休学的意见；按表格要求填完后，送各有关部门领导签署意见；审批完毕，交教务处学籍科登记，领取休学离校通知单。

办理离校交接手续：按休学离校通知单要求，学院各有关部门办理离校手续；将盖章完毕的休学离校通知单交教务处学籍科。

领取休学证明书：办理完休学离校手续后，将休学离校通知单交教务处学籍科，并领取休学证明书。

2、办理复学程序

学生休学期满要求复学，应持有关证明材料办理复学手续。因伤病休学的学生申请复学时必须由县级以上医院诊断，证明恢复健康可以复学，并经学院医务室复查合格后方可办理复学。复学的学生编入原专业的下一年级学习。学生在休学期间，如有严重违法行为并受到法律制裁者，应取消复学资格。

办理复学程序如下：

办理审批手续：个人写复学申请；在教务处网页下载并填写《广东理工学院学生复学审批表》；院（系）审查合格后出具同意其复学的意见；送各有关部门领导签署意见；审批完毕，交到教务处学籍管理登记；学籍管理科出具复学证明书，学生持证明书到院系报到。

3、办理退学程序

学生由本人提出申请或由各院系提出意见，有关部门审核，院长签批，学院给退学的学生出具退学证明书，具体程序如下：

办理审批手续：个人书写退学申请；到教务处网站下载并填写《广东理工学院学生退学审批表》；院系审查合格后出具同意其退学的意见；按表格要求填完后，送各有关部门领导签署意见；到教务处学籍管理科登记，同时学校将出具退学通知书送达本人，因特殊情况无法送达本人的，则由各院系发布公告，自发布公告之日起5个工作日内，即视为送达；发给学生退学离校通知单。

办理离校手续：按退学学生离校通知单要求到学院各有关部门办理离校手续。

领取退学证明书：办完离校手续后，将离校通知单、学生证一并交到教务处学籍管理科处，并领取退学证明书。

领取档案：学生凭退学证明书到学生处档案科领取个人档案，学生处将其档案封装盖章交给学生并做好交接记录，退学证明书由学生个人保存。

如学生和家长皆不能到校办理退学手续，按自动退学处理。自动退学的审批和交接，由所在班级的辅导员代为办理，并在学籍科存档。受到开除学籍处分的学生，退学手续参照本流程办理。

（二）办理学生休学、复学和退学相关材料要求

1、学生本人书写的“学生退学/休学/复学申请书”一份

学生本人书写的理由充分、合理，字迹清楚、工整的退学/休学/复学申请书一份，并由学生和家长签字。

学生因故不能到校办理退学手续，由院系出具相关证明材料，如电话记录、旷课记录等，所在院系为其办理审批手续后，将退学决定书送达本人，因特殊情况无法送达本人的，则在学院内发布公告，自发布公告之日起5个工作日内，即视为送达。

2、各院系根据“学籍管理规定”中的条款对学生退学、休学和复学出具相应意见。因病而休、复学的学生还需要提供县级以上医院病历等原始材料，经院系审核和学院医务室鉴定；应征入伍而休学或退学的学生要提供相关原始材料。

3、填写“学生退学/休学/复学审批表”，各类材料和表格一律用黑色笔填写。

四、在校生更改身份资料的规定

1、学生真实姓名、身份证号码与《招生录取新生名册》不符的，可到教务处学籍管理科递交更改身份资料申请书，符合条件的学生领取《学生更改身份资料申请表》。

2、到户籍地县级公安部门开具相关身份证明，把相关材料一起交回教务处审核。

3、教务处学籍管理科和招生办审核相关材料，经主管领导批准，上报更正身份资料。

4、经上级批准后，学校发文抄送各相关部门并通知学生，并把更改后的学生身份资料正式备案，作为学籍管理资料使用。

5、学生申请更改个人身份资料须遵守《中华人民共和国居民身份证法》的规定，凡违反规定操作，一切法律责任由学生本人承担。

6、按规定学校一般只受理当年新生入学的学生更改身份资料的申请。一般于每年四月底以前接受更改身份资料申请。

7、如更正身份资料信息虚假或不按相关规定操作的，所更改学生身份资料无效，并追究相关人员责任。

五、广东理工学院学生证管理规定

高等学校学生的证件是学生表明身份的重要凭证，为加强和规范学生证管理，特制定本规定。

1、学生证是在校学生的身份证件，学生在校期间应随身携带。

2、新生取得学籍后，按班级填写学生证发放登记表，以院系为单位到教务处学籍管理科领取学生证。学生证经注册盖章后方能生效。

3、学生证的学籍编号即在校生的学号，由表示年级、培养层次、院系、专业类别、班号及顺序号的12位数字组成。

4、学生应如实在学生证上填报家庭地址、乘车区间等内容，填写后不得随意涂改。如家庭住址变动，须凭相关证明方可更改。

5、每学期开学后，各学生班收集本班学生证，按规定时间到所在院系办理注册手续，因故不能按时注册，应当事先书面请假，无故逾期两周仍未注册者按学籍管理规定处理。

6、学生证上的学号代表每个在校生的身份，学生在校期间的休学、停学、转专业等学籍异动，其学号始终不变。

7、学生证如有遗失或损坏，可在每年5月和10月申请补办。补办学生证由学生提交书面申请，经所在院系核实后，由教务处补发。

8、学生证只限学生本人使用，应妥善保管。不得转借他人，不得涂改，不得重复领取。凡涂改学生证，或转借、冒用、持有两个以上学生证者，一经发现要追究相关人员的责任。

六、毕业生补办毕业证明书和学位证明书办法

根据《普通高等教育学历证书管理暂行规定》，毕业证书和学位证遗失后不能补办原件，只能补办毕业证明书和学位证明书，两者具有与毕业证书及学位证书同等法律效力。

1、补办所需材料：

遗失声明：在县级以上正规报社登遗失声明。登报后需准备三整份报纸（第一页到最后一页算一整份），自留一份，学校二份。

免冠照片：大一寸蓝底免冠照片冲印版及电子版。

申请表：补办毕业证明书或学位证明书申请表。

2、补办流程

本人携带身份证原件、遗失声明2份及照片2张，到学籍管理科办理手续。若非本人来办理，代办人需携带身份证原件及复印件和委托人手写的委托书，委托书需写在委托人身份证复印件反面；到学校教务处网站下载打印《广东理工学院补办毕业证明书申请表》一式二份，由本人按要求填写；经学校相关部门审批后方可补办。

3、补办时间

补办时间为每年的5月份和11月份。