第一章 总 则

第一条 为规范、加强本院学生档案工作，提高学生档案管理制度化、科学化水平，充分发挥学生档案在学生教育与管理服务工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《广东理工学院档案管理办法》的有关规定，结合我院学生档案工作实际，制定本管理办法。

第二条 学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的相关档案材料。根据学校保密工作有关规定，学生档案属于本单位涉密事项，相关工作人员须签订保密责任书，承担保密责任和义务。

第三条 本院学生档案按新生档案、在校生档案、毕业生档案进行分阶段管理。新生入校三个月内，由院系负责政审相关材料，形成新生档案；新生取得正式学籍后，新生档案由院系转交学生档案室入库保管，形成在校生档案；学生毕业离校前，由院系辅导员整理在校生档案，将各培养单位、职能部门出具的学生在校期间产生的档案材料进行归档，与学生档案室工作人员交接入库，形成毕业生档案；转学、退学、结业、肄业的学生，其档案参照毕业生档案进行管理。

第四条 学生处下设“学生档案室”，负责统筹全校学生档案工作。各院系由辅导员对接学生档案室，具体负责本单位学生档案管理工作。

第二章 学生档案管理工作流程

第五条 新生的档案材料，由各院系辅导员负责收集、保管，并以院系（专业、年级、班级）为单位，以学号为顺序的方式进行整理、审查。

（一）新入校本专科学生档案材料一般由学生所在县、市级招生部门或省级招生部门寄至学生录取学院，由各学院负责接收、审查、归档。

（二）各院系辅导员须及时处理档案审查中发现的问题，档案材料有问题的、缺失的要及时通知学生回原档案管理单位办理材料补办手续。新生档案因个人不慎遗失无法查补，学生必须在开学一个月内填写《学籍档案遗失证明》（附件4）上交至学生档案室备案。

学院原则上不接收个人携带的档案，但凡是属于规定学生自带个人档案省份的或学生本人已将档案带至学校的，经学生所在院系审查档案材料齐全且原档案管理单位密封完整后，各院系方可对该档案归档。学生档案已被拆封的，各院系有权不予接收，并通知学生将档案寄回原档案管理单位审查无误、密封完整后，按照学生档案指定寄送方式寄回学院审查。

（三）新生档案在院系政审期间，各院系辅导员原则上应查档，但严禁在学生档案材料上作修改以及乱涂画。新生需档案袋中的团籍及团员证，必须由辅导员拆开档案取出，保证档案中其他资料完整后贴上封条并加盖院系公章。

第六条 新生档案归入学生档案室后形成在校生档案，档案室工作人员负责在校生档案的保管、查阅和借阅工作。根据保密工作条例，学生档案室工作人员原则上不与学生本人接触，各院系或校外单位因需调阅在校生档案时，按规定须持相关单位介绍信或证明。在校生档案的查阅、借阅工作流程详见本办法第四章第十、十一、十二条有关规定。

第七条 在校生发生转专业、复学、转学、结业、肄业、退学等学籍变动情况时，教务处负责将“学籍更改信息”通知或学生持学籍更改信息申请表复印件上交学生处。各院系确认学生“学籍更改信息”后，由学生档案管理员书面通知学生档案室，相关工作人员按规定完成书面签收工作。

第八条 学生在校期间生成的归档材料，由院系辅导员负责核查、整理、归档。交接至学生档案室时，由档案室工作人员负责再次核查，双方工作人员按规定完成书面签收工作。各院系整理毕业生档案归档后，由学生档案室负责转递档案,档案转递工作据毕业生调档时间为每年的七月份。

 

第三章 在校生档案材料归档范围

第九条 学生档案直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为使我院学生档案符合国家人事工作的要求，学生档案归档材料基本包括但不限于以下内容：

1.普通全日制教育中的学历教育学生的高中档案。

2.学年德育考核表。

3.入学登记表。

4.在校学习成绩单、学籍卡。

5.实习记录、实习鉴定。

6.毕业生登记表。

7.在本校期间校级及以上奖惩材料。

 

第四章 在校生档案的查（借）阅流程

第十条 在校期间，学生个人因公事项需摘录其本人档案材料，须由院系辅导员同意学生持《广东理工学院学生档案查（借）阅单》（附件一）到学生档案室办理查阅手续。

第十一条 各院系因公需借阅学生档案，须由院系辅导员或学生档案管理员持《广东理工学院学生档案查（借）阅单》（附件一），到学生档案室办理相关手续。

第十二条 用人单位查阅学生档案，须持查档介绍信，经档案管理人员审核后方可查阅学生档案。公安、安全、检察、法院等部门查阅学生档案，须持单位《介绍信》到学生处办公室加盖公章。查阅人须按规定完成书面登记工作，查阅学生档案只许摘抄，禁止拍照、复印或外带。

 

第五章 学生档案材料转递流程

第十三条 毕业生档案的转递由各院系根据学院学生处当年发布的毕业生档案寄送通知的要求办理。毕业生的派遣名单以及报到证由学院就业指导中心提供。

第十四条 学生发生转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的，其所在院系应及时将学生档案转递给新的学生档案材料管理单位。

（一）转学的学生，学生档案室按新院校或新单位地址转送；

（二）开除学籍、退学、死亡的学生，其档案从办理学籍变动起，转回其生源地档案管理部门；

（三）学生存在其他情形的，学生档案经学生所在院系分管领导同意，报学院学生处审批后，各院系方可根据具体情况进行处理，并办理登记手续。

第十五条 新生放弃或被取消入学资格的，其档案转回生源地档案管理部门。

第十六条 在校学生发生转专业的，学生必须在一个月内手持《广东理工学院转专业学生调档申请》（附件三）到学生档案室办理相关手续。

第十七条 转递学生档案时应遵守如下规定：

（一）学生档案必须经学院严格密封后按照学生档案指定寄送方式或遵照有关规定转递，必要时可派专人送取。学生档案一般不得由本人自带；

（二）转出转入的学生档案必须完整、齐全，并按规定进行认真的整理、装袋密封，严禁私自扣留档案材料或分批转出；

（三）转递学生档案时必须详细登记；

（四）任何单位或个人无权截留或扣发毕业生档案；

（五）非毕业、转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的，在校学生原则上不予办理档案转递；

（六）对因为各种原因退回或滞留的学生档案，在检查密封完整的基础上由学生档案室继续保管并办理登记手续，学生所在院系需及时通知学生办理档案的转递手续。

第十八条 学生毕业时各院系根据学生的就业情况确定学生档案是否继续留在学院保管。确定档案留在学院保管的，毕业生须填写《广东理工学院毕业生档案因私暂留学校申请表》（附件二）办理档案托管手续。托管的档案免费保管时间为两年，超过两年的，学生档案直接转回其生源地档案管理部门。

第十九条 因各种原因造成档案遗失确需补办的，个人须持补办申请（说明就读和毕业的具体情况），经核实毕业证书后，方可补办在校期间的相关证明材料。

 

第六章 其他注意事项

第二十条 学生档案流动性强，院系辅导员在收集档案材料时，应仔细核查，确保材料的真实和完备（注意签名和公章）并及时归档。升学至校外、退学、转学、肄业、毕业就业等情况一经发生，应及时督促学生办理相关离校手续，督促学生向学生档案室提供档案接收单位信息，确认其档案接收单位是否具有机要收寄资格，避免拖延积压。

第二十一条 有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成学生档案损坏、丢失或者擅自销毁学生档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复印学生档案的；

（三）涂改、伪造学生档案的；

（四）出卖、赠送、交换学生档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档的；

（六）其他违反国家档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第二十一条 本管理办法自发布之日起执行。

第二十二条 本管理办法由学生处负责解释。